Microsoft Outlook — как планировщик и контроллер. Чтобы ничего не забыть! НЕ РЕКЛАМА!
Всем привет. Сегодня хотелось бы поразмышлять на тему организации работы специалиста по охране труда. А именно о том, как он планирует свои задачи, выполняет их, и какими инструментами для этого пользуется.
Специалисту нашего профиля в работе приходится сталкиваться с колоссальным объемом информации. Всё это приходится держать как в голове, так и на подручных носителях. Лично я предпочел держать в голове только самую срочную информацию, то, что нужно выполнить в самое ближайшее время.
Для того, чтобы ничего не забыть люди придумали много различных способов. Вот некоторые из них:
- Держать всё в голове;
- Блокнот;
- Мобильный телефон, смартфон, планшет;
- Липкие листочки на мониторе;
- Отдельные листы бумаги с записями;
- Текстовые документы на компьютере под названием «План работы»;
- Крестик на руке 🙂
- и т.д.
Все эти приемы испытаны годами и неплохо работают. Но, для себя, я выделил два способа фиксирования информации и планирования в повседневной работе:
- Блокнот для срочных записей, если рядом нет компьютера (на совещании, на проверке и т.п.);
- Программа Microsoft Outlook на компьютере для планирования и контроля выполненных задач.
Из названия статьи вы уже поняли, что сегодня речь пойдет о втором способе.
Что же из себя представляет Outlook? Это программное обеспечение, входящее в состав пакета Office от компании Microsoft. Многие используют из этого пакета только такие программы как Word (текст) и Excel (таблицы), считая, что Outlook является только почтовым клиентом, позволяя только отправлять и получать почту. Однако, Outlook, кроме того, что является отличным почтовым клиентом, еще и замечательный ПЛАНИРОВЩИК.
В данной статье мы говорим о Microsoft Outlook 2010. Интерфейс у других версий программы несколько отличается, иногда даже существенно (у ранних версий).
Примерный внешний вид программы вы можете увидеть ниже (кликните для увеличения рисунка). Почему примерный — смотрите в P.S.
Нас интересует меню в левом нижнем углу:
- ПОЧТА
- КАЛЕНДАРЬ
- КОНТАКТЫ
- ЗАДАЧИ
С почтой и контактами всё понятно, многие их уже применяют в работе.
Раздел КАЛЕНДАРЬ позволяет установить так называемое ЖЕСТКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Это означает, что мероприятие привязано к конкретным дате и времени.
На картинке сверху вы можете увидеть месячное планирование жестких по времени мероприятий: встретиться, позвонить, забрать, выдать направление и т.д. Это то, что вы выполните в этот день в указанное время.
Вы можете установить для мероприятия конкретное время, или указать, что оно будет выполняться целый день. Можно установить напоминание за 15 минут, 30 минут и т.д. При напоминании, в назначенное время у вас на экране появится текст мероприятия и прозвучит звуковой сигнал.
Если какое-то мероприятие должно выполняться с постоянной регулярностью (раз в месяц или каждую неделю), то можно установить повтор. Пример на рисунке снизу.
Мероприятия из календаря можно откладывать. Если, например, вы торопитесь, а на экране всплывает очередное мероприятие, вы можете нажать «Отложить» и выбрать время: 15 мин, 30 мин, 1 день, и т.д. Но, из практики, могу сказать, что откладывать планы — это плохая привычка.
Теперь о ЗАДАЧАХ НЕ в календаре. Эти задачи не привязаны так жестко к конкретному времени. Это, так сказать, МЯГКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ, долгосрочное. К примеру, вам нужно разработать программу производственного контроля по СанПиН. Вы создаете эту задачу 12 октября и указываете крайний срок 12 ноября.
Что мы видим на картинке сверху (нажмите для увеличения). Мы видим задачи с разным временным периодом. Выполненные задачи зачеркнуты. Просроченные задачи выделены красным цветом. Для каждой задачи установлены категории (об этом ниже подробнее). Важные задачи выделяются восклицательным знаком и жирным шрифтом.
Наша задача «программа производственного контроля» 13 ноября окрасится в красный цвет, как просроченная, если до этого времени вы не выполните ее и не зачеркнете.
Теперь немного о КАТЕГОРИЯХ. Этот параметр применяется как в задачах, так и в календаре. КАТЕГОРИЯ позволяет сгруппировать однотипные задачи и мероприятия. При создании задачи или мероприятия вы можете засунуть их в определенную категорию. На рисунке снизу (кликните для увеличения) можно увидеть какие категории могут применяться в работе специалиста по охране труда.
Категорирование позволяет выстроить некую систему и разделять задачи и мероприятия по цветам. В календаре, например, все мероприятия будут разных цветов,по аналогии со стикерами на мониторе. Глаз радуется 🙂
В разделе ЗАДАЧИ категории указываются справа от задачи и представляют собой прямоугольник нужного цвета с названием категории.
Подытожим. Outlook — мощная программа. Я описал лишь часть функций. В ней можно даже отправлять задачи своим подчиненным из адресной книги. Это полезно, если вы руководитель. Можно ставить сроки и контролировать их выполнение в %. Все её функции, при желании, вам придется изучить самим.
Заметьте, в этой статье я не учу вас работать в Outlook, я просто показываю ее преимущества в качестве ПЛАНИРОВЩИКА своей работы. Эта программа точно не даст вам что-то забыть и сорвать какие-то сроки. Никто не умаляет достоинства обычного блокнота или смартфона, однако эта программа, делает мою «рабочую» жизнь как-то чуточку комфортнее. Отличное средство для самоорганизации. И, кстати, эта программа может применться и для планирования обычной «бытовой» жизни. Кто вам мешает создать категорию LIFE и планировать, планировать... 🙂
Планирование как наркотик. 🙂 Это затягивает. Начав планировать свою работу или жизнь вы уже не сможете остановиться. 🙂
P.S. Внешний вид программы в этой статье приведен только как образец. Программа позволяет настроить отображение информации так, как это будет удобно для вас, поэтому, у вас внешний вид может отличаться. Для более полного понимания принципа работы программы необходимо изучить инструкцию к ней.
