Номенклатура по охране труда. А как вы именуете свои папки?

Номенклатура документов по охране труда. Как надо и как удобно.

Добрый день, коллеги!

На сайте уже есть статья о примерном перечне документации по ОТ и ПБ в организации. А о том, как удобно группировать (размещать в папках) всю свою бумажную работу, речь в сегодняшней статье.

Очень часто документовед, если он есть на предприятии, просит называть папки точь в точь, как это прописано в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». И, даже настаивает на этом, несмотря на то, что даже сам документ включает в себя слово «типовых».

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Посмотрим, что же нам предлагает вышеуказанный документ.

Часть 7 «Трудовые отношения» пункт 7.3 «Охрана труда»:

Вот такой перечень предлагает на Минкульт. Лично я не согласен! Слишком уж как-то растянуто и много лишнего. Ведь это получится куча папок! А еще журналы! Бюрократия!

Я минималист, не люблю разводить бюрократию, но, в тоже время, люблю порядок в своих документах.

В связи с эти, предлагаю свой вариант компоновки документации в папки (с кратким пояснением возле каждого наименования).

1. Инструкции (охрана труда, пожарная безопасность, должностные) — оригиналы и копии всех инструкций, которыми вы располагаете.
2. Приказы, распоряжения — копии приказов, созданных службой охраны труда и полученных извне.
3. Входящие — письма, телеграммы и т.п. от сторонних организаций.
4. Исходящие — то, что пишете вы и ваша служба.
5. Внутренняя переписка — служебки, докладные и т.п. Всё то, что пишется от вас и вам внутри организации.
6. Документация по медицинским осмотрам — заключительные акты, направления и т.п. Заключения по медосмотрам можно убрать в отдельную папку.
7. Обучение и проверка знаний по ОТ (программы, билеты, вопросники, протоколы, удостоверения, ведомости) — тут всё понятно.
8. Обучение и проверка знаний по пожарной безопасности (программы, билеты, вопросники, протоколы, удостоверения, ведомости) — и тут тоже.
9. Обучение и проверка знаний по иным направлениям (высота, первая помощь и т.п.) - для удобства отделено от пункта 7.
10. Аттестация по промышленной безопасности (программы, билеты, протоколы, удостоверения) — если в организации применимо понятие промышленная безопасность.
11. Руководящие документы общества — политика в области ОТ, положения, колдоговоры, соглашения и т.п.
12. Документация по СИЗ и средствам коллективной защиты — нормы, изменения к ним и т.п.
13. Документация по расследованию НС — всё по НС, начиная с приказов о создании комиссий. Хотя, некоторым будет удобнее брать для каждого НС отдельную тонкую папку.
14. Документация по СОУТ (АРМ), компенсациям и льготам — обычно, аттестующая организация результаты СОУТ (АРМ) оформляет отдельной папкой, но, бывает необходимость, хранить что-то еще по вопросам СОУТ и компенсациям, вот это и войдет в эту папку.
15. Документация по производственному контролю (СанПиН) — замеры, заключения.
16. Документация по проверкам (внутренним и внешним) — аудиты, акты ПДК, предписания и т.п.
17. Документация по оборудованию и материалам — паспорта станков, информация по применяемым материалам и т.п.
18. Договорная работа и финансовые документы — договора, счета-фактуры, накладные, бизнес-планы и т.п.

Уф, ну вроде ничего не забыл. Как видите, получается ± 18 папок (регистров) + журналы. Папок с одним названием может быть несколько (том 1, том 2,  ...). Кроме того,можно завести тонкие папки-скоросшиватели для всякой мелочи, не вошедшей в общий перечень. Работа в области пожарной безопасности может потребовать еще папок.

Надеюсь, сегодняшняя информация будет вам полезной. Не забывайте учитывать специфику своей организации. 🙂