Номенклатура по охране труда. А как вы именуете свои папки?

документация по ОТ

Номенклатура документов по охране труда. Как надо и как удобно.

Добрый день, коллеги!

На сайте уже есть статья о примерном перечне документации по ОТ и ПБ в организации. А о том, как удобно группировать (размещать в папках) всю свою бумажную работу, речь в сегодняшней статье.

Очень часто документовед, если он есть на предприятии, просит называть папки точь в точь, как это прописано в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». И, даже настаивает на этом, несмотря на то, что даже сам документ включает в себя слово «типовых».

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Посмотрим, что же нам предлагает вышеуказанный документ.

Часть 7 «Трудовые отношения» пункт 7.3 «Охрана труда»:

602 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда 45 л. (1) ЭПК
603 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 л. ЭПК
604 Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий Пост.
605 Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий 5 л. ЭПК
606 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Пост.
607 Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности 5 л. ЭПК
608 Планы мероприятий по улучшению условий труда работников 5 л.
609 Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 л. ЭПК
610 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 л. ЭПК
611 Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
612 Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
613 Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л.
614 Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов Пост. <**>
615 Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 л.
616 Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
617 Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда 75 л. ЭПК
618 Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций 5 л. ЭПК
619 Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций До замены новыми
620 Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
621 Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 л. ЭПК
622 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 л. ЭПК
623 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 л. (1)
624 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности 5 л.
625 Протоколы аттестации по технике безопасности 5 л.
626 Журналы, книги учета:
а) профилактических работ по технике безопасности 10 л.
б) инструктажа по технике безопасности 10 л.
в) проведения аттестации по технике безопасности 5 л.
627 Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности 5 л. ЭПК
628 Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 л.
629 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 л. (1) ЭПК
630 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Пост. <**>
631 Переписка об авариях и несчастных случаях 5 л. ЭПК
632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:
а) по месту происшествия 75 л. (1) ЭПК
б) в других организациях 5 л.
633 Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 75 л. ЭПК
634 Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 л. ЭПК
635 Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 5 л. ЭПК
636 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л. ЭПК
637 Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием 3 г. (1)
638 Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:
а) по месту составления и утверждения Пост.
б) в других организациях 3 г. (1)
639 Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания 1 г.
640 Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 5 л. ЭПК
641 Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации 5 л. ЭПК
642 Журналы учета исполнения постановлений о штрафах 3 г. (1)
643 Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил 3 г.
644 Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий 3 г.
645 Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
646 Переписка о проведении медицинских осмотров работников 5 л.
647 Анкеты обследования условий труда работников 5 л. ЭПК

Вот такой перечень предлагает на Минкульт. Лично я не согласен! Слишком уж как-то растянуто и много лишнего. Ведь это получится куча папок! А еще журналы! Бюрократия!

Я минималист, не люблю разводить бюрократию, но, в тоже время, люблю порядок в своих документах.

В связи с эти, предлагаю свой вариант компоновки документации в папки (с кратким пояснением возле каждого наименования).

  1. Инструкции (охрана труда, пожарная безопасность, должностные) — оригиналы и копии всех инструкций, которыми вы располагаете.
  2. Приказы, распоряжения — копии приказов, созданных службой охраны труда и полученных извне.
  3. Входящие — письма, телеграммы и т.п. от сторонних организаций.
  4. Исходящие — то, что пишете вы и ваша служба.
  5. Внутренняя переписка — служебки, докладные и т.п. Всё то, что пишется от вас и вам внутри организации.
  6. Документация по медицинским осмотрам — заключительные акты, направления и т.п. Заключения по медосмотрам можно убрать в отдельную папку.
  7. Обучение и проверка знаний по ОТ (программы, билеты, вопросники, протоколы, удостоверения, ведомости) — тут всё понятно.
  8. Обучение и проверка знаний по пожарной безопасности (программы, билеты, вопросники, протоколы, удостоверения, ведомости) — и тут тоже.
  9. Обучение и проверка знаний по иным направлениям (высота, первая помощь и т.п.) - для удобства отделено от пункта 7.
  10. Аттестация по промышленной безопасности (программы, билеты, протоколы, удостоверения) — если в организации применимо понятие промышленная безопасность.
  11. Руководящие документы общества — политика в области ОТ, положения, колдоговоры, соглашения и т.п.
  12. Документация по СИЗ и средствам коллективной защиты — нормы, изменения к ним и т.п.
  13. Документация по расследованию НС — всё по НС, начиная с приказов о создании комиссий. Хотя, некоторым будет удобнее брать для каждого НС отдельную тонкую папку.
  14. Документация по СОУТ (АРМ), компенсациям и льготам — обычно, аттестующая организация результаты СОУТ (АРМ) оформляет отдельной папкой, но, бывает необходимость, хранить что-то еще по вопросам СОУТ и компенсациям, вот это и войдет в эту папку.
  15. Документация по производственному контролю (СанПиН) — замеры, заключения.
  16. Документация по проверкам (внутренним и внешним) — аудиты, акты ПДК, предписания и т.п.
  17. Документация по оборудованию и материалам — паспорта станков, информация по применяемым материалам и т.п.
  18. Договорная работа и финансовые документы — договора, счета-фактуры, накладные, бизнес-планы и т.п.

Уф, ну вроде ничего не забыл. Как видите, получается ± 18 папок (регистров) + журналы. Папок с одним названием может быть несколько (том 1, том 2,  ...). Кроме того,можно завести тонкие папки-скоросшиватели для всякой мелочи, не вошедшей в общий перечень. Работа в области пожарной безопасности может потребовать еще папок.

Надеюсь, сегодняшняя информация будет вам полезной. Не забывайте учитывать специфику своей организации. 🙂

Ссылка на основную публикацию