Номенклатура документов по охране труда. Как надо и как удобно.
Добрый день, коллеги!
На сайте уже есть статья о примерном перечне документации по ОТ и ПБ в организации. А о том, как удобно группировать (размещать в папках) всю свою бумажную работу, речь в сегодняшней статье.
Очень часто документовед, если он есть на предприятии, просит называть папки точь в точь, как это прописано в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 "Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». И, даже настаивает на этом, несмотря на то, что даже сам документ включает в себя слово «типовых».
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Посмотрим, что же нам предлагает вышеуказанный документ.
Часть 7 «Трудовые отношения» пункт 7.3 «Охрана труда»:
602 | Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 45 л. (1) ЭПК |
603 | Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 л. ЭПК |
604 | Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | Пост. |
605 | Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 л. ЭПК |
606 | Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Пост. |
607 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 л. ЭПК |
608 | Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. |
609 | Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК |
610 | Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 л. ЭПК |
611 | Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
б) в других организациях | До замены новым | |
612 | Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
б) в других организациях | До замены новым | |
613 | Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. |
614 | Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов | Пост. <**> |
615 | Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий | 75 л. |
616 | Правила по охране труда работающих инвалидов: | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
б) в других организациях | До замены новыми | |
617 | Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда | 75 л. ЭПК |
618 | Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 л. ЭПК |
619 | Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | До замены новыми |
620 | Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
б) в других организациях | До замены новыми | |
621 | Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 л. ЭПК |
622 | Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 75 л. ЭПК |
623 | Договоры страхования работников от несчастных случаев | 5 л. (1) |
624 | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности | 5 л. |
625 | Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 л. |
626 | Журналы, книги учета: | |
а) профилактических работ по технике безопасности | 10 л. | |
б) инструктажа по технике безопасности | 10 л. | |
в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 л. | |
627 | Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности | 5 л. ЭПК |
628 | Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев | 5 л. |
629 | Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 л. (1) ЭПК |
630 | Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост. <**> |
631 | Переписка об авариях и несчастных случаях | 5 л. ЭПК |
632 | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: | |
а) по месту происшествия | 75 л. (1) ЭПК | |
б) в других организациях | 5 л. | |
633 | Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 75 л. ЭПК |
634 | Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 10 л. ЭПК |
635 | Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению | 5 л. ЭПК |
636 | Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. ЭПК |
637 | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием | 3 г. (1) |
638 | Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: | |
а) по месту составления и утверждения | Пост. | |
б) в других организациях | 3 г. (1) | |
639 | Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания | 1 г. |
640 | Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 5 л. ЭПК |
641 | Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 л. ЭПК |
642 | Журналы учета исполнения постановлений о штрафах | 3 г. (1) |
643 | Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил | 3 г. |
644 | Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. |
645 | Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
б) в других организациях | До замены новыми | |
646 | Переписка о проведении медицинских осмотров работников | 5 л. |
647 | Анкеты обследования условий труда работников | 5 л. ЭПК |
Вот такой перечень предлагает на Минкульт. Лично я не согласен! Слишком уж как-то растянуто и много лишнего. Ведь это получится куча папок! А еще журналы! Бюрократия!
Я минималист, не люблю разводить бюрократию, но, в тоже время, люблю порядок в своих документах.
В связи с эти, предлагаю свой вариант компоновки документации в папки (с кратким пояснением возле каждого наименования).
- Инструкции (охрана труда, пожарная безопасность, должностные) — оригиналы и копии всех инструкций, которыми вы располагаете.
- Приказы, распоряжения — копии приказов, созданных службой охраны труда и полученных извне.
- Входящие — письма, телеграммы и т.п. от сторонних организаций.
- Исходящие — то, что пишете вы и ваша служба.
- Внутренняя переписка — служебки, докладные и т.п. Всё то, что пишется от вас и вам внутри организации.
- Документация по медицинским осмотрам — заключительные акты, направления и т.п. Заключения по медосмотрам можно убрать в отдельную папку.
- Обучение и проверка знаний по ОТ (программы, билеты, вопросники, протоколы, удостоверения, ведомости) — тут всё понятно.
- Обучение и проверка знаний по пожарной безопасности (программы, билеты, вопросники, протоколы, удостоверения, ведомости) — и тут тоже.
- Обучение и проверка знаний по иным направлениям (высота, первая помощь и т.п.) - для удобства отделено от пункта 7.
- Аттестация по промышленной безопасности (программы, билеты, протоколы, удостоверения) — если в организации применимо понятие промышленная безопасность.
- Руководящие документы общества — политика в области ОТ, положения, колдоговоры, соглашения и т.п.
- Документация по СИЗ и средствам коллективной защиты — нормы, изменения к ним и т.п.
- Документация по расследованию НС — всё по НС, начиная с приказов о создании комиссий. Хотя, некоторым будет удобнее брать для каждого НС отдельную тонкую папку.
- Документация по СОУТ (АРМ), компенсациям и льготам — обычно, аттестующая организация результаты СОУТ (АРМ) оформляет отдельной папкой, но, бывает необходимость, хранить что-то еще по вопросам СОУТ и компенсациям, вот это и войдет в эту папку.
- Документация по производственному контролю (СанПиН) — замеры, заключения.
- Документация по проверкам (внутренним и внешним) — аудиты, акты ПДК, предписания и т.п.
- Документация по оборудованию и материалам — паспорта станков, информация по применяемым материалам и т.п.
- Договорная работа и финансовые документы — договора, счета-фактуры, накладные, бизнес-планы и т.п.
Уф, ну вроде ничего не забыл. Как видите, получается ± 18 папок (регистров) + журналы. Папок с одним названием может быть несколько (том 1, том 2, ...). Кроме того,можно завести тонкие папки-скоросшиватели для всякой мелочи, не вошедшей в общий перечень. Работа в области пожарной безопасности может потребовать еще папок.
Надеюсь, сегодняшняя информация будет вам полезной. Не забывайте учитывать специфику своей организации. 🙂